sistema de gestión hotelera
Beneficios
Conocé como un software hotelero te resuelve los problemas de gestión más comunes en un pequeñó y/o mediano hotel
1- Buena organización de las reservas
La época de la interminable planilla Excel, papelitos, hojas pegadas, borroneadas y rescritas a mano, ya debe dejar de ser.
Con una buena organización de las reservas vas a poder de
manera fácil y rápida saber con exactitud el estado de reservas, fechas, quien es el huésped, si tiene algún requisito especial.
Es decir, el sistema de gestión te va ayudar a evitar.
- No más overbooking.
- No pierdas mas reservas!! Porque creías que tenías el hotel lleno y estabas confundido o no te acordaste o no te avisaron de una reserva se había bajado.
- Evitar problemas en el check in con pedidos especiales (se olvidaron de informar a la mucama que el huésped había solicitado una cuna).
- Posibilidad de tener fácilmente el porcentaje de ocupación futura. Esto te va a permitir saber dónde estás parado realmente y si necesitas moverte más agresivamente con las promociones.
Dejar de perder tanto tiempo para confirmar una reserva. - Evitar problemas con las tarifas ante los clientes. Estas muchas veces no se anotan, no queda claro el descuento que se conversó etc., y esto genera confusiones.
- El software hotelero a través de su pantalla de “proyección” se puede ver gráficamente y de manera muy sencilla las reservas a futuro y tiene un sistema controles internos para evitar los problemas mencionados previamente.
2 – Creación de una base de datos de Clientes
Todo huésped que visitó tu hotel es un potencial
nuevo cliente, tanto el 20% con el que normalmente tenes un trato casi familiar como el 80% restante.
Es por esto es de suma importancia que cuides y organices la información que te brindan, y es ahí donde empieza a jugar el buen manejo de la base de datos de clientes.
Tener una buena base de datos te será de gran ayuda para que puedas seguir brindando ese cuidado personal.
Al tener todo el historial en el sistema, podrás ver las últimas veces que se alojó, cuanto se le cobro, con quien vino, si solicito algo especial, etc.
Este trato personal es siempre una característica distintiva y diferenciadora de los pequeños y mediano hoteles y más en el interior del país.
Asimismo, una base de datos bien organizada será de vital importancia para desarrollar campañas comerciales. En definitiva te va ser de gran ayuda para aumentar tu porcentaje de ocupación.
Al tener toda la información a mano vas a poder armar campañas promocionales (email marketing) especificas, segmentando y aumentando así la efectividad. Ej, tenes un bajo nivel de reservas para el fin de semana les enviamos un correo electrónico con un importante descuento a los clientes de las ciudades en un radio de 200 kms ofreciendo una “Escapada de fin de semana”.
La base de datos de tus huéspedes es un activo muy importante que tenes que ir trabajándolo.
3 – Rápida Facturación
Suponemos que si no estás facturando electrónicamente, estarás a punto. Actualmente la AFIP está exigiendo a toda la industria esta operatoria.
Olvídate del engorroso proceso de entrar a la web de la AFIP, cargar los datos del pasajero, conceptos, tarifas, mandar imprimir, guardad PDF, etc. Ni pensar en este proceso un domingo de mañana, con el servicio de internet lento, con una gran cantidad de huéspedes queriendo pagar!
El sistema de Gestión permite realizar la facturación con 3 clics!!!! Además de dejarte ver fácilmente el detalle de las facturas realizadas.
4 – Reportes de Gestión con buena y rápida información
El día a día lleva siempre a trabajar en lo urgente y dejar lo importante para después. Ni hablar de tener el tiempo en la recolección de información, por lo que lo normal es que tomes la decisiones basado en “impresiones” y mucho sentido común.
La Información cualitativa es un insumo básico y tan necesario en empresas de todo tipo para la correcta toma de decisiones.
Conocer el porcentaje de ocupación, tarifa promedio, promedio de plazas, descuentos realizados en el mes, cuantos arribaron a través de una agencia u otra, etc.
Estos son datos sumamente valiosos para que puedas entender la real situación de tu negocio y tomes buenas decisiones. Con un sistema de gestión solamente haciendo un par de clicks podes obtener reportes de:
- Informe de Ocupación.
- Informe de Estadía, reservas historias y pendientes.
- Informe de Alojados, brinda información histórica de estadías, tarifas cobradas, etc.
- Informe por Tarifa.
- Informe de Auditorias Nocturnas.
5 – Poder aumentar la venta de Servicios y Productos adicionales
Muchas veces escuchamos que se dejaron de vender productos adicionales porque el control y cobro de los mismos se tornaba complejo.
Por ejemplo, se perdían los voucher con los consumos, las anotaciones no eran claras o directamente en algunos casos se olvidaban de cobrarle algunos ítems al momento del check out.
En el sistema se puede realizar cargos a la habitación incluyendo de forma rápida, cualquier tipo de cargo, con lo que tendrás la tranquilidad que todo será cobrado, así como conocer un detalle de los consumos y precios a través de los reportes.
6 – Información Contable
Los reportes contables son una tarea engorrosa para todos los hoteles.
Juntar las facturas, reportes Z, amar las planillas… sumar el IVA… son cosas que se pueden resolver de forma fácil y sencilla con la exportación de datos del sistema.
Los movimientos quedan registrados y con un par de clicks uno puede acceder a una planilla en formatos Excel, informes PDF (city ventas/city Compras/ Planillas Indec, Informes comprobante Clase A- “Informe
8001”) que permite cumplir ágilmente con las obligaciones contables.
7 – Control desde fuera del hotel
Sin duda, uno de los puntos largamente consultados por los gerentes y/o dueños en muchos lugares del país, es la posibilidad de realizar controles cuando están fuera del hotel.
El sistema brinda la posibilidad de que puedas acceder vía remota pudiendo realizar el control de todos los movimientos, reservas, cargos, bajas, cobros, cierres de caja, etc. desde cualquier lugar y horario.
Además del ingreso puntual al sistema, existe una herramienta que permite programar el envío de ciertos reportes de forma automática vía email a tu celular.
Recibís todas las noches los datos de caja y ocupación sin hacer una sola llamada.
8 – Control Completo sobre el movimiento de Caja.
La posibilidad que cada empleado ingrese con su usuario, se puedan ver todos los movimientos de caja que realiza, tenga que hacer un cierre por sistema y físico, es una gran tranquilidad para todo dueño/gerente que puede realizar un control estricto sobre algo tan sensible como la caja.
9 – Capacidad para organizar y planificar el mantenimiento a través del bloqueo de las habitaciones.
Cuántas veces tuviste que posponer un arreglo ya previstos porque por descuido esa habitación se asignó se le hizo una reserva?
Tuviste algún overbooking porque no contemplaste la duración de una reparación y te quedaste sin habitación disponible con la gente el en mostrador?
El sistema de gestión permite bloquear una habitación durante un periodo de tiempo indicando que se encuentra “en reparación” por lo que no hay forma de que cometas un error involuntario y la reserves.
De esta manera vas a poder no solo asegurarte que realmente se repare esa habitación en fecha, sino también ir programando con mucha antelación todas las tareas de mantenimiento que se van a realizar.
10 – Organizar el trabajo de la gobernanta.
El software de Gestión, toma la información actual de las reservas y especialmente un campo en donde el conserje hace observaciones (Ej.; poner una cuna y esto se ve reflejado en el reporte para la gobernanta.
De esta manera se brinda de forma rápida información a la gobernanta de que habitaciones se mantienen, cuales salen y en donde ingresan nuevos huéspedes y si estas tiene alguna solicitud especial.
En muchos casos, estas planillas son también tomadas como “hojas de trabajo” cuando utilizamos terceros en la limpieza, la firma quien realizó la limpieza y se puede llevar un registro fácil y ordenado de lo trabajado y su liquidación.
11 – Respaldo de la información.
El cuidado de la información es uno de los hechos muchas veces menospreciados hasta que sucede algún problema.
Recién ahí te empezas dar cuenta de lo valioso que es esta información y los problemas que acarrea no recuperarla.
El sistema de gestión ofrece la posibilidad de copia de información (back up) de forma diaria tanto en la computadora, como en internet en una cuenta de Dropbox habilitada a tal fin.
Es decir que te va a da la tranquilidad ante cualquier desperfecto de la máquina, robos, virus, lo que fuese que la base de datos, reservas, facturación, históricos, etc, …están a salvo!
12 – Aumento de la productividad.
En cualquier ámbito de la actividad empresarial, “el tiempo es oro”, ni hablar en pequeños establecimiento donde el personal siempre es el justo más que el necesario.
Por este motivo, contar con un programa de gestión simplifica una buena parte de las tareas cotidianas propias de la administración hotelera.
Además, desde el software se podrán gestionar de forma global e integrada todas las áreas del hotel, suponiendo un ahorro en costos y tiempo.
Mejora de la calidad de los procesos y acelera los tiempos de ejecución, con lo que indudablemente se mejora la percepción de la atención recibida por parte del cliente.
Con el sistema se puede hacer más y de mejor forma, sin exigir mayor trabajo a toda el staff involucrado en la gestión.
13 – Disminuyen los errores humanos y facilita la auditoría
Cuantas veces has tenido problemas con huéspedes por reservas mal anotadas, precios mal sumados, falta comunicación de solicitudes en la reserva, duplicación de reservas, etc.
Estos inconveniente se originan en errores del personal, involuntarios pero errores al fin!
El software es una herramienta pensada y automatizada para evitar este tipo de errores de gestión asimismo, permite tener eficaz herramienta de auditoria, donde podrás controlar cancelaciones y anulaciones efectuadas (reservas, cambios tarifas, cargos, etc.) y sus motivos.